Olika aktörers ansvar vid distansarbete

Texten är baserad på den rättsliga utredning som juristerna Oliver Renborg och Lars von Ehrenheim gjorde på uppdrag av TCO i slutet av år 2021.

Formellt gäller samma regelverk för arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete vid distansarbete som vid arbete på den ordinarie arbetsplatsen. Arbetsmiljölagen samt SAM- och OSA-föreskrifterna (AFS 2001:1 respektive AFS 2015:4) utgör stommen. Andra föreskrifter som aktualiseras när tjänstemän distansarbetar:

• arbete vid bildskärm (AFS 1998:5)
• belastningsergonomi (AFS 2012:2)
• ensamarbete (AFS 1982:3).

Läs mer om juridiken kring distansarbete.

Tydlighet och samverkan viktigt när förutsättningarna ändras

Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar, inte minst vad gäller att undersöka och möblera distansarbetsplatsen ergonomiskt, behöver genomföras på lite andra sätt vid distansarbete. Arbetstagarnas rapportering av brister i distansarbetsmiljön blir extra viktig. Medarbetare och chefen behöver ha en fortlöpande dialog om arbetsmiljön och arbetssituationen, där frågan om distansarbete är en av frågorna. Distansarbete innebär en särskild risk med hänsyn till att det är en form av ensamarbete. Det behöver därför ske en löpande uppföljning av hur det fungerar.

Samverkan med skyddsombud (arbetsmiljöombud), liksom riskbedömning och dialog om de ergonomiska, organisatoriska och sociala behoven, är nyckelfaktorer i arbetsmiljöarbetet, såväl på arbetsplatsen som på distans.

Skyddskommittén och skyddsombuden behöver också anpassa sin roll och sina uppgifter för att kunna företräda arbetstagare på distans, fånga upp eventuella arbetsmiljöproblem i tid och se till att de blir åtgärdade. Här kan företagshälsovården kan bidra med sin sakkunskap.

Arbetsmiljöverkets tillsyn av hemarbetsplatsen är begränsad enligt arbetsmiljölagstiftningen. Mot denna bakgrund krävs tydliga policyer, riktlinjer, riskbedömningar och rutiner för distansarbetet. Alla aktörer i arbetsmiljöarbetet bör samverka och bidra aktivt utifrån sina definierad roller och sitt ansvar.

Arbetsgivare

Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivararen ansvaret för arbetsmiljön och ska förebygga ohälsa och olycksfall genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i linjeorganisationen av ansvariga chefer på olika nivåer som en del av det dagliga arbetet.

Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön även vid distansarbete. Arbetsgivaren ansvarar till exempel för att arbetstagaren har tillgång till ergonomisk kontorsutrustning hemma, och bör låna ut detta. Detta gäller även om det är arbetstagaren som har tagit initiativ till distansarbetet.

Arbetsgivaren bör komplettera skrivningarna om distansarbete i arbetsmiljöpolicyn eller distansarbetspolicyn med att utarbeta lokala riktlinjer för distansarbete där förutsättningarna och kraven för distansarbete tas upp.

En avgörande faktor är relationen och kommunikationen mellan närmaste chef och tjänstemannen. Denna relation bör bygga på ömsesidig tillit, samarbete och en öppen och rak dialog. Vid distansarbete blir det extra viktigt med rutiner, tydlighet kring arbetsuppgifter och regelbundna avstämningar.

Arbetstagare

Enligt arbetsmiljölagen ska arbetstagaren informera arbetsgivaren om brister och problem i arbetsmiljön. Arbetstagaren ska också aktivt medverka i arbetsmiljöarbetet samt i genomförandet av beslutade åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.

Hemarbete innebär en förändring i hur arbetsgivare kan undersöka såväl den fysiska som den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Det ställer högre krav på att arbetstagaren informerar arbetsgivaren om brister och problem och medverkar i att genomföra de åtgärder som arbetsgivaren föreslår för att förbättra arbetsmiljön. För att arbetsmiljön ska vara gynnsam är det viktigt att

• följa arbetsgivarens policyer, rutiner, riktlinjer, instruktioner med mera
• använda ergonomiska hjälpmedel och av arbetsgivaren tillhandahållen kontorsutrustning för att undvika till exempel belastningsbesvär
• nyttja möjligheterna till raster, pauser och återhämtning
• begära socialt stöd från chef och kollegor när det behövs
• omgående ta upp problem som berör arbetet eller arbetsmiljön med sin närmaste chef och om detta inte ger önskat resultat vända sig till sitt skyddsombud
• meddela sin chef om återgång till kontoret på heltid om arbetstagaren inte vill eller anser sig kunna arbeta hemifrån.

Skyddsombud och skyddskommitté

Enligt arbetsmiljölagen

• ska skyddsombudet företräda arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor samt bevaka skyddet mot ohälsa och olycksfall och att arbetsgivaren uppfyller kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet
• ansvarar skyddskommittén för att bevaka det systematiska arbetsmiljöarbetet, och ska bland annat delta i planeringen av förändringar som berör arbetsmiljön samt i framtagandet av handlingsplaner.

Arbetsgivaren ansvarar för att det tas fram och införs lokala riktlinjer för distansarbete, men skyddskommittén och huvudskyddsombudet bör delta i det arbetet. Den fackliga organisationen bör även bevaka att skyddsområdena definieras så att det tydligt framgår att distansarbete omfattas.

Hur skyddsronder ska genomföras vid distansarbete är en central fråga. Samtal, videomöten, digitala skyddsronder, checklistor, enkäter och i undantagsfall besök på hemarbetsplatsen är de verktyg som står till buds. Prevent, Suntarbetsliv, Partsrådet med flera har checklistor och annat material för att genomföra skyddsronder.

Läs om hur skyddsombuden på Dagens Nyheter undersökt arbetsmiljön vid hemarbete och stöttat arbetstagarna.

Företagshälsovård

Distansarbete är för de flesta arbetsgivare ett nytt område som kan kräva särskild kompetens. Vid distansarbete kan företagshälsovården exempelvis bidra genom att

• stötta i hur man kan arbeta systematiskt med organisatoriska och sociala arbetsmiljöfrågor
• medverka vid digitala skyddsronder och riskbedömningar
• genomföra enkäter
• analysera sjukskrivningar och arbetsskador
• ta fram underlag för så kallat hälsobokslut.

Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverkets tillsyn ändrar karaktär vid distansarbete, för att skydda hemarbetarens personliga integritet. Myndigheten ska bara göra besök hemma hos en arbetstagare på begäran av arbetsgivaren eller den berörda arbetstagaren, eller om det finns någon annan särskild anledning. Det kan vara vid till exempel arbetsolycksfall eller om skyddsombudet i samråd med arbetstagaren har gjort en 6:6a-framställan.

Arbetsmiljöverket kan ta upp distansarbete under inspektionsbesök i arbetsgivarens lokaler, till exempel frågan om hur distansarbete hanteras i det systematiska arbetsmiljöarbetet.