Olika aktörers ansvar vid distansarbete

Många aspekter spelar in för att få till en bra arbetsmiljö vid distansarbete. Men precis som när alla arbetar på den ordinarie arbetsplatsen är det systematiska arbetsmiljöarbetet en nyckel. Här får du en översikt över roll- och ansvarsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet när alla eller vissa distansarbetar.

Texten är baserad på den rättsliga utredning som juristerna Oliver Renborg och Lars von Ehrenheim gjorde på uppdrag av TCO i slutet av år 2021.

Formellt gäller samma regelverk för arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete vid distansarbete som vid arbete på den ordinarie arbetsplatsen. Arbetsmiljölagen samt SAM- och OSA-föreskrifterna (AFS 2001:1 respektive AFS 2015:4) utgör stommen. Andra föreskrifter som aktualiseras när tjänstemän distansarbetar:

  • arbete vid bildskärm (AFS 1998:5)
  • belastningsergonomi (AFS 2012:2)
  • ensamarbete (AFS 1982:3).

Läs mer om juridiken kring distansarbete.

Tydlighet och samverkan viktigt när förutsättningarna ändras

Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar, inte minst vad gäller att undersöka och möblera distansarbetsplatsen ergonomiskt, behöver genomföras på lite andra sätt vid distansarbete. Arbetstagarnas rapportering av brister i distansarbetsmiljön blir extra viktig. Medarbetare och chefen behöver ha en fortlöpande dialog om arbetsmiljön och arbetssituationen, där frågan om distansarbete är en av frågorna. Distansarbete innebär en särskild risk med hänsyn till att det är en form av ensamarbete. Det behöver därför ske en löpande uppföljning av hur det fungerar.

Samverkan med skyddsombud (arbetsmiljöombud), liksom riskbedömning och dialog om de ergonomiska, organisatoriska och sociala behoven, är nyckelfaktorer i arbetsmiljöarbetet, såväl på arbetsplatsen som på distans.

Skyddskommittén och skyddsombuden behöver också anpassa sin roll och sina uppgifter för att kunna företräda arbetstagare på distans, fånga upp eventuella arbetsmiljöproblem i tid och se till att de blir åtgärdade. Här kan företagshälsovården kan bidra med sin sakkunskap.

Arbetsmiljöverkets tillsyn av hemarbetsplatsen är begränsad enligt arbetsmiljölagstiftningen. Mot denna bakgrund krävs tydliga policyer, riktlinjer, riskbedömningar och rutiner för distansarbetet. Alla aktörer i arbetsmiljöarbetet bör samverka och bidra aktivt utifrån sina definierad roller och sitt ansvar.

Arbetsgivare

Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivararen ansvaret för arbetsmiljön och ska förebygga ohälsa och olycksfall genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i linjeorganisationen av ansvariga chefer på olika nivåer som en del av det dagliga arbetet.

Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön även vid distansarbete. Arbetsgivaren ansvarar till exempel för att arbetstagaren har tillgång till ergonomisk kontorsutrustning hemma, och bör låna ut detta. Detta gäller även om det är arbetstagaren som har tagit initiativ till distansarbetet.

Arbetsgivaren bör komplettera skrivningarna om distansarbete i arbetsmiljöpolicyn eller distansarbetspolicyn med att utarbeta lokala riktlinjer för distansarbete där förutsättningarna och kraven för distansarbete tas upp.

En avgörande faktor är relationen och kommunikationen mellan närmaste chef och tjänstemannen. Denna relation bör bygga på ömsesidig tillit, samarbete och en öppen och rak dialog. Vid distansarbete blir det extra viktigt med rutiner, tydlighet kring arbetsuppgifter och regelbundna avstämningar.

Arbetstagare

Enligt arbetsmiljölagen ska arbetstagaren informera arbetsgivaren om brister och problem i arbetsmiljön. Arbetstagaren ska också aktivt medverka i arbetsmiljöarbetet samt i genomförandet av beslutade åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.

Hemarbete innebär en förändring i hur arbetsgivare kan undersöka såväl den fysiska som den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Det ställer högre krav på att arbetstagaren informerar arbetsgivaren om brister och problem och medverkar i att genomföra de åtgärder som arbetsgivaren föreslår för att förbättra arbetsmiljön. För att arbetsmiljön ska vara gynnsam är det viktigt att

  • följa arbetsgivarens policyer, rutiner, riktlinjer, instruktioner med mera
  • använda ergonomiska hjälpmedel och av arbetsgivaren tillhandahållen kontorsutrustning för att undvika till exempel belastningsbesvär
  • nyttja möjligheterna till raster, pauser och återhämtning
  • begära socialt stöd från chef och kollegor när det behövs
  • omgående ta upp problem som berör arbetet eller arbetsmiljön med sin närmaste chef och om detta inte ger önskat resultat vända sig till sitt skyddsombud
  • meddela sin chef om återgång till kontoret på heltid om arbetstagaren inte vill eller anser sig kunna arbeta hemifrån.

Skyddsombud och skyddskommitté

Enligt arbetsmiljölagen

  • ska skyddsombudet företräda arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor samt bevaka skyddet mot ohälsa och olycksfall och att arbetsgivaren uppfyller kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet
  • ansvarar skyddskommittén för att bevaka det systematiska arbetsmiljöarbetet, och ska bland annat delta i planeringen av förändringar som berör arbetsmiljön samt i framtagandet av handlingsplaner.

Arbetsgivaren ansvarar för att det tas fram och införs lokala riktlinjer för distansarbete, men skyddskommittén och huvudskyddsombudet bör delta i det arbetet. Den fackliga organisationen bör även bevaka att skyddsområdena definieras så att det tydligt framgår att distansarbete omfattas.

Hur skyddsronder ska genomföras vid distansarbete är en central fråga. Samtal, videomöten, digitala skyddsronder, checklistor, enkäter och i undantagsfall besök på hemarbetsplatsen är de verktyg som står till buds. Prevent, Suntarbetsliv, Partsrådet med flera har checklistor och annat material för att genomföra skyddsronder.

Läs om hur skyddsombuden på Dagens Nyheter undersökt arbetsmiljön vid hemarbete och stöttat arbetstagarna.

Företagshälsovård

Distansarbete är för de flesta arbetsgivare ett nytt område som kan kräva särskild kompetens. Vid distansarbete kan företagshälsovården exempelvis bidra genom att

  • stötta i hur man kan arbeta systematiskt med organisatoriska och sociala arbetsmiljöfrågor
  • medverka vid digitala skyddsronder och riskbedömningar
  • genomföra enkäter
  • analysera sjukskrivningar och arbetsskador
  • ta fram underlag för så kallat hälsobokslut.

Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverkets tillsyn ändrar karaktär vid distansarbete, för att skydda hemarbetarens personliga integritet. Myndigheten ska bara göra besök hemma hos en arbetstagare på begäran av arbetsgivaren eller den berörda arbetstagaren, eller om det finns någon annan särskild anledning. Det kan vara vid till exempel arbetsolycksfall eller om skyddsombudet i samråd med arbetstagaren har gjort en 6:6a-framställan.

Arbetsmiljöverket kan ta upp distansarbete under inspektionsbesök i arbetsgivarens lokaler, till exempel frågan om hur distansarbete hanteras i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Debatt: Regeringen måste ta fram en strategi mot hot, våld och trakasserier i arbetslivet

Många tjänstemän som arbetar i demokratins tjänst utsätts för hat, hot och våld. Det våld som med dödlig utgång drabbade en tjänsteman och expert i Visby visar hur brådskande det är att agera. Regeringen måste nu ta fram en strategi mot hot, våld och trakasserier i arbetslivet.

Läs debattartikeln

Debatt

Regeringen måste ta fram en strategi mot hot, våld och trakasserier i arbetslivet

Många tjänstemän som arbetar i demokratins tjänst utsätts för hat, hot och våld. Det våld som med dödlig utgång drabbade en tjänsteman och expert i Visby visar hur brådskande det är att agera. Regeringen måste nu ta fram en strategi mot hot, våld och trakasserier i arbetslivet.

Nyheter

TCO summerar Almedalsveckan

TCO är en påverkansorganisation som arbetar för goda villkor i arbetslivet för landets tjänstemän. Under Almedalsveckan 2022 arrangerade TCO flera aktiviteter för att ge röst åt professionella och välutbildade människors behov av trygghet, utveckling och välfärd.

Pressmeddelanden

TCO: Många tjänstemän vill byta jobb på grund av dålig arbetsmiljö

En ny rapport från TCO visar att risken att drabbas av arbetsorsakade besvär är högst för kvinnor med högre utbildning. Kvinnor som grupp drabbas hårdast men även var fjärde man har besvär som beror på deras jobb. Den vanligaste orsaken till arbetsorsakade besvär är inom samtliga grupper en för hög arbetsbelastning med otillräcklig återhämtning. Rapporten visar också att problemen på jobbet följer med hem och begränsar privatlivet för många.

Debatt

Kompetensbrist risk för klimatomställningen

Svensk arbetsmarknad står inför en gigantisk omställning när samhället ska bli fossilfritt och gammal teknologi ska ersättas av ny, skriver Svante Axelsson, nationell samordnare, Fossilfritt Sverige och Therese Svanström, ordförande, TCO.

Nyheter

Therese Svanströms tal mot Rysslands krig i Ukraina

Den 30 mars höll TCO:s ordförande Therese Svanström ett tal mot Rysslands krigsföring i Ukraina. Talet hölls vid en demonstration utanför Ryska Ambassaden i Stockholm.

Pressmeddelanden

TCO: Ovärdig hantering av pensionsfrågan

Det saknas stöd för hur riksdagens partier idag har hanterat frågan om pensionerna. Hela 92 procent av de förvärvsarbetande tycker tvärtom det är viktigt att beslut om pensioner ska fattas i bred politisk enighet, och 98 procent att det är viktigt att beslut som fattas om pensioner är långsiktiga. Det visar en Novus-undersökning som genomförts på uppdrag av TCO.

Gå till Aktuellt

TCO bloggar

Therese Svanström - Ordförande TCO

07 juli, 2022

Vi sörjer Ing-Marie och kommer aldrig tystna

Under några dagar var vi många fick känna den stora glädjen att efter två år av pandemi och med ett krigsutbrott i vår omedelbara närhet ändå ha möjlighet att återigen ses. Från samhällets alla olika delar – politiken, myndigheter, kommuner och regioner, försvaret, kyrkan, fackliga organisationer, civilsamhället, näringslivet – möttes vi nu igen öga mot öga för att utbyta kunskaper, erfarenheter, samtala och bryta åsikter om vilka vår tids utmaningar är, vilka möjligheter vi har och hur konkreta lösningar för ett starkare Sverige skulle kunna se ut. Almedalsveckan gjorde comeback, och fram till onsdagen var det en lyckad återkomst.

Oscar Wåglund Söderström - Internationell chef

01 juli, 2022

Tjeckiens EU-ordförandeskap: Ukraina, energi, rättsstat och ekonomi i fokus

1 juli betyder skifte på EU-ordförandeposten. Bland de tjeckiska prioriteringarna finns återuppbyggnad av Ukraina, att säkra Europas energiförsörjning och fördjupat samarbete i säkerhetspolitiken. Dessutom vill man stärka demokratin och rättsstaten och göra EU:s ekonomi mer motståndskraftig. TCO har stora förväntningar på höstens förhandlingar, men också på att Tjeckien fortsätter att agera mot rättsstatskränkningar i Polen och Ungern.

Lena Orpana - Utredare pensionsfrågor, statistiker

01 juli, 2022

Vad innebär den höjda garantipensionen?

Sent på eftermiddagen 22 juni röstade Riksdagen för regeringens ändringsbudget med röstsiffrorna 174 mot 173. I och med det höjs garantipensionen. Det medför att ensamstående pensionärer med en inkomstgrundad pension på högst 14 882 kronor per månad kommer att ha någon del garantipension. Motsvarande belopp för gifta är 13 477 kronor per månad. Genomsnittlig pension år 2022 är 14 000 kr per månad, alltså lägre än nivån där garantipensionen är helt avräknad. Det innebär att respektavståndet – skillnaden i pension mellan den som inte har arbetat alls och den som har arbetat hela livet men med en låg inkomst – minskar drastiskt.

Pension

Anna Gustafsson - Internationell sekreterare

28 juni, 2022

Kränkningar av fackliga rättigheter är ett hot mot demokratin

Idag presenterade världsfacket ITUC sin årliga granskning av mänskliga rättigheter i arbetslivet, Global Rights Index (GRI). Det är på många sätt en upprörande läsning. För nionde året i rad ökar hoten, kränkningarna och våldet mot fackligt aktiva och människorättsförsvarare.

Internationellt

Boel Callermo - Chef Ekonomi och arbetsliv

23 juni, 2022

Kansliet för ett hållbart arbetslivs viktiga arbete är akut

I dagarna publicerades den första rapporten från kansliet för ett hållbart arbetsliv, där TCO är en av deltagarna i den centrala referensgruppen. Vi vill med vår medverkan bidra till att kansliet blir framgångsrikt i sitt uppdrag att förbättra möjligheterna för ett längre och hållbart arbetsliv. Men det finns många frågor som behövs besvaras för att nå ända fram.

Arbetsmarknad, Arbetsmiljö

Karin Pilsäter - Ekonomisk politik

23 juni, 2022

Tillbaka till budgetlag och riksdagsordning, tack!

Den senaste tidens turer runt pensionshöjningen visar att politiken nu måste återgå till ordning, eftertanke och remissbehandling av pensionsförändringar. Samt att följa budgetlag och riksdagsordning för beslut om statens finanser. Arbetsliv och pensionering är mycket långsiktiga delar i människors liv. Villkoren för detta måste vara både kända och rimligt stabila över tid.

Ekonomi och tillväxt, Pension

Gå till TCO bloggar

TCO play

Se fler filmer

Rapporter

Rapporter

Från a-kassa till b-kassa

I den här rapporten visar TCO med hjälp av siffror från OECD att ersättningsnivåerna i den svenska a-kassan ligger på en bottenplacering, vid en jämförelse med andra EU-länder. Trots den temporära höjningen av a-kassan är Sverige sämre än EU:s genomsnitt.

Läs vidare

Rapporter

Hatad och hotad i demokratins tjänst

I rapporten "Hatad och hotad i demokratins tjänst - Så kan hot, våld och trakasserier mot tjänstemän påverka demokratin" belyses omfattningen av hot, våld och trakasserier mot tjänstemän och hur det kan påverka demokratin.

Läs vidare

Rapporter

Hur mår vi på jobbet?

Den här rapporten ger en bild av vilka arbetsorsakade besvär som drabbar TCO-förbundens medlemmar.

Läs vidare

Rapporter

A-kassan urholkas år efter år – Så påverkas hushållens ekonomi

Den här rapporten visar hur ersättningen från a-kassan ser ut i dag och hur den urholkats över tid. Arbetslöshetsförsäkringen ersätter bara runt 60 procent av en medianlön. För tjänstemännen är a-kassan ännu lägre, cirka 50 procent av medianlönen.

Läs vidare

Se alla rapporter

Arbetsvärlden

Arbetsvärlden är en webbtidning om arbetsmarknaden. Den ges ut av TCO och görs av en självständig redaktion.

Hitta ditt fackförbund

TCO påverkar politiken och samhällsutvecklingen för goda villkor i arbetslivet. Vi är 12 fackförbund med 1,2 miljoner medlemmar.
Använd filtret nedan för att hitta ditt fackförbund.